Wiele firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznych faktur. Rozwiązanie takie przynosi duże oszczędności ponieważ dzięki ich zastosowaniu unika się kosztów związanych z drukiem i dostarczeniem papierowych dokumentów. Ograniczone zostają również koszty obsługi księgowej. Stosowaniem e-faktury wymaga zastosowania aplikacji służących przechowywaniu elektronicznych dokumentów.
Najczęściej takie archiwum zakładowe umożliwia ewidencjonowanie dowolnych typów dokumentów, np. zamówienia, awiza wysyłki, potwierdzenia dostawy. Archiwizowanie dokumentów w ten sposób musi przebiegać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 14.07.2005 w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także ich przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Aplikacje tego typu umożliwiają obniżenie kosztów przechowywania dokumentów. Elektroniczna archiwizacja dokumentów gwarantuje również łatwy dostęp do zarchiwizowanych materiałów. Dobre programy tego typu pozwalają także na wyszukiwanie i segregowanie formularzy błędnych i zdublowanych. Takie archiwizowanie dokumentów zapewnia również wysoki stopień bezpieczeństwa przechowywanym materiałom.