Archiwum elektroniczne to rozwiązanie które wniosło nową jakość do zarządzania dokumentami. Dzięki elektronicznej archiwizacji dokumentów technologia ta bardzo usprawnia obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Ponieważ wszystkie ważne dane zapisane są w data center, dostęp do nich możliwy jest z dowolnego miejsce i o każdej porze. Oczywiście każdy dokument może oglądać jednocześnie nieograniczona ilość osób, choć najczęściej dostęp do najważniejszych danych jest ograniczony. Administratorzy archiwum zakładowego rozdzielają uprawnienia jego poszczególnym użytkownikom. Dostępu do każdego elektronicznego dokumentu broni wiele zaawansowanych zabezpieczeń. Tylko wyznaczone osoby mogą obejrzeć wybrane dokumenty, dokonać w nich zmiany itd.
Duża zaletą archiwum elektronicznego jest jego ekologiczność. Dzięki temu, że wszystkie dane zapisywane są w data center, zbędne staje się drukowanie dokumentów na papierze. Dokumentów nie trzeba również przewozić bowiem wystarczy je przesłać drogą elektroniczną. Nie trzeba również martwić się o wszystkie media dostarczane do wielkich biur wypełnionych papierami. Data center zużywa ich zdecydowanie mniej. Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest przy tym bardzo tania. Odpadają wszystkie koszta związane z magazynowaniem stosów papierowych dokumentów. Taki typ archiwum zakładowego pozwala zaoszczędzić spore sumy.