Oprogramowanie dla firmy

Jednym z generatorów niepotrzebnych kosztów w firmie jest źle dobrany system informatyczny. Jednak prócz kosztów ponoszonych przy samym jego zakupie – kosztów nieproporcjonalnych do wygenerowanych później przez ten system  zysków – straty są ponoszone przez czaso- i pracochłonne procesy, które firma jest zmuszona przeprowadzać w nieoptymalnym i źle wyskalowanym systemie.

Czas, a także praca, którą pracownicy przedsiębiorstwa muszą włożyć w obsługę tych procesów mogłaby być wykorzystana na rzecz procesów, które są podstawowe i niezbędna dla funkcjonowania firmy np. dystrybucja towarów.

By uniknąć takich problemów firma już przed wdrożeniem powinna zasięgnąć rady w doświadczonej w takich kwestiach firmie doradczej. Czasem spojrzenie trzeciej osoby z zewnątrz firmy pozwala uniknąć tak znaczących błędów np. przez ostudzenie ambicji prezesów, którzy na początku mogą nie zdawać sobie sprawy z ryzyka, jakie niesie za sobą wybór zbyt rozbudowanego systemu informatycznego.

Problem ze skalowalnością systemu IT nie dotyczy tylko i wyłącznie dużych zintegrowanych systemów informatycznych. Często tego typu problemy mogą pojawić już na poziomie jakiegoś mniejszego systemu czy też oprogramowania. Przykładem może być np. oprogramowanie call center. Wprawdzie koszta, które firma będzie zmuszona ponieść będą mniejsze niż w przypadku zintegrowanych systemów IT, ale również będą one ze stratą dla przedsiębiorstwa.

Modelowanie oraz wspomaganie procesów biznesowych BPM to bardzo rozległa dziedzina, która obejmuje wiele różnorakich procesów. Do optymalizacji tych procesów potrzebne są systemy informatyczne wspomagające BPM. Co potrafią takie systemy i jakie procesy w szczególności potrafią usprawnić?

Jednym z takich procesów jest obieg faktur kosztowych. Akceptowanie faktur przez odpowiednie osoby w firmie oraz rozliczanie faktury jest procesem, którego nie ominie żadna firma. Im większe przedsiębiorstwo tym ilość comiesięcznych faktur jest większa. Wpływające faktury do firmy muszą być rozliczanie, księgowane, przypisywane do odpowiednich spraw i dekretowane do osób za nie odpowiedzialnych. Inne procesy związane z fakturowaniem w firmie to sprawdzanie faktur, zatwierdzanie ich, wprowadzanie do systemu. Można sobie szybko uświadomić, iż bez sprawnego zarządzania procesem fakturowania dzięki BPM proces obiegu faktur może być dłuższy niż termin ich płatności!

Do innych procesów wspomaganych przez systemy BPM zalicza się zarządzanie wiedzą, zarządzanie systemem jakości, obieg dokumentów elektronicznych, zarządzanie kadrami, zakupami, produkcją i wiele innych.