Oprogramowanie dla firmy

Archiwum elektroniczne to rozwiązanie które wniosło nową jakość do zarządzania dokumentami. Dzięki elektronicznej archiwizacji dokumentów technologia ta  bardzo usprawnia obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Ponieważ wszystkie ważne dane zapisane są w data center, dostęp do nich możliwy jest z dowolnego miejsce i o każdej porze. Oczywiście każdy dokument może oglądać jednocześnie nieograniczona ilość osób, choć najczęściej dostęp do najważniejszych danych jest ograniczony. Administratorzy archiwum zakładowego rozdzielają uprawnienia jego poszczególnym użytkownikom. Dostępu do każdego elektronicznego dokumentu broni wiele zaawansowanych zabezpieczeń. Tylko wyznaczone osoby mogą obejrzeć wybrane dokumenty, dokonać w nich zmiany itd.

Przeczytaj całość: “Elektroniczne archiwum zakładowe – zalety i korzyści”

Wiele firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznych faktur. Rozwiązanie takie przynosi duże oszczędności ponieważ dzięki ich zastosowaniu unika się kosztów związanych z drukiem i dostarczeniem papierowych dokumentów. Ograniczone zostają również koszty obsługi księgowej. Stosowaniem e-faktury wymaga  zastosowania aplikacji służących przechowywaniu elektronicznych dokumentów.

Przeczytaj całość: “Sposób na tanie archiwum”

Elektroniczna wymiana danych powinna opierać się na jasnych i klarownych zasadach. Różnorodne formaty dokumentów, inne systemy informatyczne oraz odmienne języki sprawiają dużo problemów podczas wymiany informacji. Z reguły na terenie jednego państwa używa się jednego typu elektronicznych dokumentów. Gorzej jeśli zachodzi potrzeba przesłania danych do innego kraju.

Przeczytaj całość: “Historia standardu Edifact”

W każdym porządnym biurze nie może zabraknąć dziś skanera. Możliwość przetwarzania dokumentów na elektroniczne dane jest we współczesnym świecie niezbędna do prowadzenia działalności biznesowej czy edukacyjnej. Technika wykorzystywana w biurowych skanerach przydaje się jednak nie tylko wtedy, gdy potrzebne jest skanowanie dokumentów.

Przeczytaj całość: “Skanowanie dokumentów – wszechstronne zastosowania skanera”

W dobie Internetu i techniki cyfrowej tradycyjne formy rozliczania faktur powoli odchodzą do lamusa. Coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnego drukowania blankietów rozliczeniowych ponieważ jest to rozwiązanie nie tylko mało ekologiczne ale również kosztowne.

Przeczytaj całość: “Elektroniczne faktury i redukacja kosztów”

E-faktury czyli faktury elektroniczne są coraz częstszym sposobem regulowania należności. Nie ma w tym nic dziwnego gdyż wygoda i korzyści wynikające z korzystania z faktur elektronicznych są znaczne w porównaniu do tradycyjnych faktur papierowych. Przeczytaj całość: “Faktury elektroniczne – korzyści dla firmy”

Modelowanie oraz wspomaganie procesów biznesowych BPM to bardzo rozległa dziedzina, która obejmuje wiele różnorakich procesów. Do optymalizacji tych procesów potrzebne są systemy informatyczne wspomagające BPM. Co potrafią takie systemy i jakie procesy w szczególności potrafią usprawnić?

Jednym z takich procesów jest obieg faktur kosztowych. Akceptowanie faktur przez odpowiednie osoby w firmie oraz rozliczanie faktury jest procesem, którego nie ominie żadna firma. Im większe przedsiębiorstwo tym ilość comiesięcznych faktur jest większa. Wpływające faktury do firmy muszą być rozliczanie, księgowane, przypisywane do odpowiednich spraw i dekretowane do osób za nie odpowiedzialnych. Inne procesy związane z fakturowaniem w firmie to sprawdzanie faktur, zatwierdzanie ich, wprowadzanie do systemu. Można sobie szybko uświadomić, iż bez sprawnego zarządzania procesem fakturowania dzięki BPM proces obiegu faktur może być dłuższy niż termin ich płatności!

Do innych procesów wspomaganych przez systemy BPM zalicza się zarządzanie wiedzą, zarządzanie systemem jakości, obieg dokumentów elektronicznych, zarządzanie kadrami, zakupami, produkcją i wiele innych.

Na początku maja firmy ARC Rynek i Opinia opublikowały raport, z którego wynika, że ponad dwie-trzecie badanych Polaków, którzy posiadają internetowe konta do obsługi bankowości elektronicznej, chciałoby opłacać elektroniczne faktury – rachunki za gaz, prąd czy np. media. Tymczasem w dobie informatyzacji bankowości i rosnącej popularności bankowości internetowej znaczna większość klientów tychże banków wciąż musi opłacać rachunki w formie papierowych druków.

Jak wynika z tych badań Polacy chcieliby otrzymywać faktury elektroniczne przede wszystkim ze względu na wygodę ich przechowywania, pewność jeśli chodzi o termin ich otrzymywania. Ważny jest również fakt iż e-faktura w postaci elektronicznej przchowywana na serwerze jest dostępna z każdego miejsca i praktycznie w dowolnym momencie. Ułatwia to jej przeglądanie i nieograniczony dostęp dla właściciela – odbiorcy faktury.

Elektroniczne faktury kosztowe i rosnąca ich popularność wśród Polaków w zasadzie nie są niczym nadzwyczajnym jeśli wziąć pod uwagę rosnącą ilość usług, z których korzystamy, a co za tym idzie rosnącą ilość papierowych rachunków, które otrzymuje przeciętne polskie gospodarstwo domowe.

Niestety duża ilość dokumentów papierowych w gospodarstwie domowym nie sprzyja ani ich przechowywaniu, segregowaniu, przeglądaniu ani utrzymywaniu kontroli nad opłacaniem tychże faktur. Duże firmy, w który w przeciągu miesiąca przewijały się setki a nawet tysiące dokumentów, już dawno zrezygnowały przynajmniej w pewnej części z papierowych dokumentów na rzecz obsługi elektronicznej wymiany danych typu EDI system.

Oczywiście w gospodarstwach domowych nie ma najmniejszej potrzeby instalowania tego typu systemów. Jednak e-faktury wysyłane za prąd, gaz, media oraz wszelkie inne rachunki znacznie ułatwiłyby kontrolę nad płatnościami rachunków w terminie oraz archiwizowanie faktur w razie takiej potrzeby.