Oprogramowanie dla firmy

Profesjonalna archiwizacja dokumentów i elektroniczna wymiana danych wymaga kompleksowych narzędzi wspierających najważniejsze procesy na tym polu. Jednym z podstawowych modułów EDI jest archiwum elektroniczne. W takim archiwum  przechowywać można dowolne typy dokumentów. Istotne jest aby taki moduł spełniał wymogi prawne zapisane w rozporządzeniu  Ministra Finansów z dn. 17.12.2010 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 z 2010 roku).

Przeczytaj całość: „Archiwizacja dokumentów – przydatne moduły EDI”

Elektroniczna wymiana danych powinna opierać się na jasnych i klarownych zasadach. Różnorodne formaty dokumentów, inne systemy informatyczne oraz odmienne języki sprawiają dużo problemów podczas wymiany informacji. Z reguły na terenie jednego państwa używa się jednego typu elektronicznych dokumentów. Gorzej jeśli zachodzi potrzeba przesłania danych do innego kraju.

Przeczytaj całość: „Historia standardu Edifact”

Szybki dynamiczny rozwój systemów informatycznych dla przedsiębiorstw umożliwił znaczne usprawnienie pracy zespołowej dzięki zastosowaniu infrastruktury IT w małych i dużych firmach. W koncepcji pracy zespołowej wspomaganej siecią komputerową decydującą rolę odgrywa komunikacja między pracownikami i sektorami w firmie. Jednym z kluczowych pojęć w tej kwestii jest workflow, czyli w dosłownym tłumaczeniu „przepływ pracy”.  Przeczytaj całość: „Workflow w firmie – efektywny przepływ pracy”

System obiegu dokumentów w firmie staję się w obecnych czasach czymś niezbędnym. Aby zapewnić prostą i skuteczną wymianę danych w obrębie przedsiębiorstwa i poza nim prócz samego systemu EDI niezbędne jest równie ujednolicenie formatu dokumentów, w których będą one przesyłane i wymieniane w systemie.

Obecnie stosowane formaty przesyłanych i archiwizowanych danych charakteryzują się dużą różnorodnością przez co nie gwarantują, że każdy system EDI je odczyta. Aby zapewnić wymagany mechanizm formatowania, który zapewniłby wysoką jakość przesyłanych informacji konieczne jest opracowanie jednolitego formatu plików.

Takim formatem może wkrótce stać się format XBRL – jest to skrót od eXtensible Business Reporting Language. Format ten choć nowy – bazuje na sprawdzonym XML. Został opracowany w szczególności dla celów biznesowych do przesyłania różnorakich informacji finansowych (rachunkowych, statystycznych, podatkowych). Prace nad tym formatem zaczęły się już ponad 10 lat temu, a pomysł na niego pojawił się w głowie pewnego amerykańskiego księgowego.

Z braku lepszych alternatyw format XBRL rozpowszechnił się w sprawozdawczości gospodarczej. Jak narazie format spełnia wszelkie wymagania stawiane przez systemy EDI dla biznesu.

Na początku maja firmy ARC Rynek i Opinia opublikowały raport, z którego wynika, że ponad dwie-trzecie badanych Polaków, którzy posiadają internetowe konta do obsługi bankowości elektronicznej, chciałoby opłacać elektroniczne faktury – rachunki za gaz, prąd czy np. media. Tymczasem w dobie informatyzacji bankowości i rosnącej popularności bankowości internetowej znaczna większość klientów tychże banków wciąż musi opłacać rachunki w formie papierowych druków.

Jak wynika z tych badań Polacy chcieliby otrzymywać faktury elektroniczne przede wszystkim ze względu na wygodę ich przechowywania, pewność jeśli chodzi o termin ich otrzymywania. Ważny jest również fakt iż e-faktura w postaci elektronicznej przchowywana na serwerze jest dostępna z każdego miejsca i praktycznie w dowolnym momencie. Ułatwia to jej przeglądanie i nieograniczony dostęp dla właściciela – odbiorcy faktury.

Elektroniczne faktury kosztowe i rosnąca ich popularność wśród Polaków w zasadzie nie są niczym nadzwyczajnym jeśli wziąć pod uwagę rosnącą ilość usług, z których korzystamy, a co za tym idzie rosnącą ilość papierowych rachunków, które otrzymuje przeciętne polskie gospodarstwo domowe.

Niestety duża ilość dokumentów papierowych w gospodarstwie domowym nie sprzyja ani ich przechowywaniu, segregowaniu, przeglądaniu ani utrzymywaniu kontroli nad opłacaniem tychże faktur. Duże firmy, w który w przeciągu miesiąca przewijały się setki a nawet tysiące dokumentów, już dawno zrezygnowały przynajmniej w pewnej części z papierowych dokumentów na rzecz obsługi elektronicznej wymiany danych typu EDI .

Oczywiście w gospodarstwach domowych nie ma najmniejszej potrzeby instalowania tego typu systemów. Jednak e-faktury wysyłane za prąd, gaz, media oraz wszelkie inne rachunki znacznie ułatwiłyby kontrolę nad płatnościami rachunków w terminie oraz archiwizowanie faktur w razie takiej potrzeby.

Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna np. w instytucjach, a jej zadaniem jest ewidencjonowanie dokumentów oraz czasową ich archiwizację. Pojęcie archiwum zakładowego pojawiło się w latach sześćdziesiątych ubiegłego wieku i zastąpiło do tego czasu inny termin – mianowicie „składnica akt”. Jednak dopiero na początku lat 80. zostało oficjalnie wprowadzone rozróżnienie tych dwóch terminów. Archiwum dokumentów jako komórka lub część jednostki organizacyjnej podlega kontroli ze strony archiwów państwowych.

Każde archiwum zakładowe do funkcjonowania potrzebuje odpowiedniego oprogramowania, które zapewni efektywną rejestrację oraz archiwizację dokumentów. Programy przeznaczone dla archiwum zakładowego mogą być również z powodzeniem używane przez inne firmy lub instytucje, które prowadzą swoje archiwa. Mogą to być wszelkie urzędy miejskie, powiatowe, wojewódzkie, sądy, policja, szpitale, firmy ubezpiecznieowe i inne.

Zastosowanie nowych technologii w oprogramowaniu dla archiwów zakładowych zapewnia archiwizowanie danych (dokumenty kosztowe, w przypadku firm ubezpieczeniowych – dokumenty ubezpieczeniowe) w trosce o ich bezpieczeństwo i dobry bezpośredni dostęp.

Programy do archiwizowania danych w archiwum zakładowym posiadają wiele modułół usprawniających pracę. Do takich funkcji zaliczanym np. import danych z innych programów i systemów dotychczas używanych w instytucji czy też dostęp z dowolnego miejsca na ziemi przez internet. Te udogodnienia skracają do minimum czas potrzebny do uzyskania dostępu do archiwizowanych dokumentów.

Jedną z ważniejszych i bardziej przydatnych opcji w systemach DMS jest opcja inteligentnego skanowania i rozpoznawania tekstu. Systemy inteligentnego skanowania znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami w archiwum. Przed przystąpieniem do skanowania w systemie można zdefiniować np. formularze, które będą rozpoznawane przy skanowaniu. Opcja rozpoznawania tekstu skanowanego OCR umożliwia indeksowanie całej treści dokumentu jako zwykłego tekstu a nie jako obrazka. Dzięki temu rozwiązaniu podczas przeszukiwania zbioru archiwum możliwe jest przeszukiwanie również treści dokumentów oprócz etykiet przypisanych w procesie rejestracji.

Innym modułem serwowanym przez niektóre systemy do archiwizowania dokumentów to tzw. asystent skanowania, który umożliwia tworzenie profilów skanowania, kryteriów przypisywania skanów do odpowiednich wirtualnych segregatorów itp.

Inną opcją dostępna w wielu systemach DMS jest oznaczanie dokumentów (jeszcze w postaci papierowej) kodami kreskowymi. Jest to jeden ze wstępnych procesów rejestracji dokumentów, która przebiega przed procesem ich skanowania. W kodzie kreskowym, którym oznaczane są poszczególne dokumenty zawarte są wszystkie właściwości dokumentu. Archiwizowanie dokumentów z takim kodem przebiega szybciej, gdy po ich zeskanowaniu oprogramowanie Document Management System automatycznie odczytuje dane zawarte w kodzie kreskowym. Dane te służą jako etykieta dokumentu w wersji elektronicznej. Dodatkowo oznaczanie dokumentów kodem kreskowym ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez systemy ERP w firmie. ERP systemy również posiadają moduły do odczytu kodów kreskowych.

Nowością w systemach DMS do archiwizacja dokumentów jest zastosowanie aplikacji wykorzystujących sieci neuronowe. Są to nowoczesne techniczne rozwiązania, które mogą w przyszłości zrewolucjonizować działania tego typu systemów. Dzięki sieciom neuronowym system uczy się słów zawartych w dokumencie, fraz oraz całych zwrotów. Następnie jest w stanie „zrozumieć” jego treść i rozpoznać tematykę, a następnie zaklasyfikować dokument do odpowiedniej klasy.

Więcej na temat: Skanowanie Dokumentów.

Systemy EDI, czyli systemy elektronicznej wymiany danych, znacznie usprawniają komunikację w firmie, a w szczególności komunikację w obrębie partnerów biznesowych. Jednak wraz z chęcią wdrożenia systemów EDI do firmy powstaje często problem związany z możliwościami technologicznymi. Dotyczy to komunikacji między partnerami, którzy chcą wymieniać drogą elektroniczną dokumenty oraz inne dane. W systuacji gdy dwie firmy chcą prowadzić ze sobą wymianę informacji poprzez EDI wymagane jest posiadanie przez obydwie strony odpowiedniego oprogramowania do tego celu. Niestety systemy EDI często nie są tanie i powstaje problem finansowy pośród partnerów, będących małymi firmami, które zwyczajnie nie będzie stać na takie rozwiązania. W tej sytuacji możemy posłużyć się systemem WebEDI, który otwiera kanały komunikacji z wykorzystaniem internetu. Ideą WebEDI jest posiadanie przez jednego największego partnera biznesowego oprogramowania, które umożliwia dostęp do elektronicznych danych poprzez protokoły internetowe. Pozostali partnerzy biznesowi nie muszą zatem ponosić żadnych dużych kosztów, a elektroniczna wymiana danych prowadzona jest poprzez internet z użyciem zwykłej przeglądarki internetowej.