Oprogramowanie dla firmy

Modelowanie oraz wspomaganie procesów biznesowych BPM to bardzo rozległa dziedzina, która obejmuje wiele różnorakich procesów. Do optymalizacji tych procesów potrzebne są systemy informatyczne wspomagające BPM. Co potrafią takie systemy i jakie procesy w szczególności potrafią usprawnić?

Jednym z takich procesów jest obieg dokumentów kosztowych. Akceptowanie faktur przez odpowiednie osoby w firmie oraz rozliczanie faktury jest procesem, którego nie ominie żadna firma. Im większe przedsiębiorstwo tym ilość comiesięcznych faktur jest większa. Wpływające faktury do firmy muszą być rozliczanie, księgowane, przypisywane do odpowiednich spraw i dekretowane do osób za nie odpowiedzialnych. Inne procesy związane z fakturowaniem w firmie to sprawdzanie faktur, zatwierdzanie ich, wprowadzanie do systemu. Można sobie szybko uświadomić, iż bez sprawnego zarządzania procesem fakturowania dzięki BPM proces obiegu faktur może być dłuższy niż termin ich płatności!

Do innych procesów wspomaganych przez systemy BPM zalicza się zarządzanie wiedzą, zarządzanie systemem jakości, obieg dokumentów elektronicznych, zarządzanie kadrami, zakupami, produkcją i wiele innych.

Na początku maja firmy ARC Rynek i Opinia opublikowały raport, z którego wynika, że ponad dwie-trzecie badanych Polaków, którzy posiadają internetowe konta do obsługi bankowości elektronicznej, chciałoby opłacać elektroniczne faktury – rachunki za gaz, prąd czy np. media. Tymczasem w dobie informatyzacji bankowości i rosnącej popularności bankowości internetowej znaczna większość klientów tychże banków wciąż musi opłacać rachunki w formie papierowych druków.

Jak wynika z tych badań Polacy chcieliby otrzymywać faktury elektroniczne przede wszystkim ze względu na wygodę ich przechowywania, pewność jeśli chodzi o termin ich otrzymywania. Ważny jest również fakt iż e-faktura w postaci elektronicznej przchowywana na serwerze jest dostępna z każdego miejsca i praktycznie w dowolnym momencie. Ułatwia to jej przeglądanie i nieograniczony dostęp dla właściciela – odbiorcy faktury.

Elektroniczne faktury kosztowe i rosnąca ich popularność wśród Polaków w zasadzie nie są niczym nadzwyczajnym jeśli wziąć pod uwagę rosnącą ilość usług, z których korzystamy, a co za tym idzie rosnącą ilość papierowych rachunków, które otrzymuje przeciętne polskie gospodarstwo domowe.

Niestety duża ilość dokumentów papierowych w gospodarstwie domowym nie sprzyja ani ich przechowywaniu, segregowaniu, przeglądaniu ani utrzymywaniu kontroli nad opłacaniem tychże faktur. Duże firmy, w który w przeciągu miesiąca przewijały się setki a nawet tysiące dokumentów, już dawno zrezygnowały przynajmniej w pewnej części z papierowych dokumentów na rzecz obsługi elektronicznej wymiany danych typu EDI .

Oczywiście w gospodarstwach domowych nie ma najmniejszej potrzeby instalowania tego typu systemów. Jednak e-faktury wysyłane za prąd, gaz, media oraz wszelkie inne rachunki znacznie ułatwiłyby kontrolę nad płatnościami rachunków w terminie oraz archiwizowanie faktur w razie takiej potrzeby.