Jedną z ważniejszych i bardziej przydatnych opcji w systemach DMS jest opcja inteligentnego skanowania i rozpoznawania tekstu. Systemy inteligentnego skanowania znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami w archiwum. Przed przystąpieniem do skanowania w systemie można zdefiniować np. formularze, które będą rozpoznawane przy skanowaniu. Opcja rozpoznawania tekstu skanowanego OCR umożliwia indeksowanie całej treści dokumentu jako zwykłego tekstu a nie jako obrazka. Dzięki temu rozwiązaniu podczas przeszukiwania zbioru archiwum możliwe jest przeszukiwanie również treści dokumentów oprócz etykiet przypisanych w procesie rejestracji.
Innym modułem serwowanym przez niektóre systemy do archiwizowania dokumentów to tzw. asystent skanowania, który umożliwia tworzenie profilów skanowania, kryteriów przypisywania skanów do odpowiednich wirtualnych segregatorów itp.
Inną opcją dostępna w wielu systemach DMS jest oznaczanie dokumentów (jeszcze w postaci papierowej) kodami kreskowymi. Jest to jeden ze wstępnych procesów rejestracji dokumentów, która przebiega przed procesem ich skanowania. W kodzie kreskowym, którym oznaczane są poszczególne dokumenty zawarte są wszystkie właściwości dokumentu. Archiwizowanie dokumentów z takim kodem przebiega szybciej, gdy po ich zeskanowaniu oprogramowanie Document Management System automatycznie odczytuje dane zawarte w kodzie kreskowym. Dane te służą jako etykieta dokumentu w wersji elektronicznej. Dodatkowo oznaczanie dokumentów kodem kreskowym ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez systemy ERP w firmie. Systemy ERP również posiadają moduły do odczytu kodów kreskowych.
Nowością w systemach DMS do archiwizacja dokumentów jest zastosowanie aplikacji wykorzystujących sieci neuronowe. Są to nowoczesne techniczne rozwiązania, które mogą w przyszłości zrewolucjonizować działania tego typu systemów. Dzięki sieciom neuronowym system uczy się słów zawartych w dokumencie, fraz oraz całych zwrotów. Następnie jest w stanie „zrozumieć” jego treść i rozpoznać tematykę, a następnie zaklasyfikować dokument do odpowiedniej klasy.
Więcej na temat: Skanowanie Dokumentów.