Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wspomagany jest często przez urządzania wykorzystujące technikę OCR (Optical characer Recognition). Systemy takie umożliwiają przenoszenie tekstu drukowanego z papierowych dokumentów do sieci komputerowej. Dzięki urządzeniom OCR można zaoszczędzić bardzo wiele czasu, który bez nich pracownicy musieliby poświęcić na ręczne przepisywanie tekstów. Taka oszczędność może być całkiem spora, na jednym dokumencie wielkości A4 można zyskać nawet 30 minut.
Rozwiązania OCR są nieustannie ulepszane. Najnowsze wersje pozwalają na przykład na odtwarzanie formatowania dokumentów wielostronicowych oraz rozpoznawanie obrazów z aparatów cyfrowych. Dzięki takim możliwością firmy mogą przetwarzać za pomocą OCR nawet strony z czasopism. Nowe wersje urządzeń zapewniają także dużo większą dokładność rozpoznawania tekstów. Lepiej radzą sobie także z wydrukami niskiej jakości, takimi jak zdjęcia z aparatów cyfrowych czy faksy. Większość narzędzi tego typu dobrze współpracuje z popularnymi aplikacjami biurowymi. Dzięki temu obróbka uzyskane tekstu nie przysparza większych kłopotów. Technologia OCR znacznie ułatwia eliminowanie papierowych dokumentów z obiegu firmy. Dzięki temu poprawia się szybkość i przejrzystość wszystkich procesów zachodzących w organizacji.