Oprogramowanie dla firmy

Jednym z generatorów niepotrzebnych kosztów w firmie jest źle dobrany system informatyczny. Jednak prócz kosztów ponoszonych przy samym jego zakupie – kosztów nieproporcjonalnych do wygenerowanych później przez ten system  zysków – straty są ponoszone przez czaso- i pracochłonne procesy, które firma jest zmuszona przeprowadzać w nieoptymalnym i źle wyskalowanym systemie.

Czas, a także praca, którą pracownicy przedsiębiorstwa muszą włożyć w obsługę tych procesów mogłaby być wykorzystana na rzecz procesów, które są podstawowe i niezbędna dla funkcjonowania firmy np. dystrybucja towarów.

By uniknąć takich problemów firma już przed wdrożeniem powinna zasięgnąć rady w doświadczonej w takich kwestiach firmie doradczej. Czasem spojrzenie trzeciej osoby z zewnątrz firmy pozwala uniknąć tak znaczących błędów np. przez ostudzenie ambicji prezesów, którzy na początku mogą nie zdawać sobie sprawy z ryzyka, jakie niesie za sobą wybór zbyt rozbudowanego systemu informatycznego.

Problem ze skalowalnością systemu IT nie dotyczy tylko i wyłącznie dużych zintegrowanych systemów informatycznych. Często tego typu problemy mogą pojawić już na poziomie jakiegoś mniejszego systemu czy też oprogramowania. Przykładem może być np. oprogramowanie call center. Wprawdzie koszta, które firma będzie zmuszona ponieść będą mniejsze niż w przypadku zintegrowanych systemów IT, ale również będą one ze stratą dla przedsiębiorstwa.

Modelowanie oraz wspomaganie procesów biznesowych BPM to bardzo rozległa dziedzina, która obejmuje wiele różnorakich procesów. Do optymalizacji tych procesów potrzebne są systemy informatyczne wspomagające BPM. Co potrafią takie systemy i jakie procesy w szczególności potrafią usprawnić?

Jednym z takich procesów jest obieg dokumentów kosztowych. Akceptowanie faktur przez odpowiednie osoby w firmie oraz rozliczanie faktury jest procesem, którego nie ominie żadna firma. Im większe przedsiębiorstwo tym ilość comiesięcznych faktur jest większa. Wpływające faktury do firmy muszą być rozliczanie, księgowane, przypisywane do odpowiednich spraw i dekretowane do osób za nie odpowiedzialnych. Inne procesy związane z fakturowaniem w firmie to sprawdzanie faktur, zatwierdzanie ich, wprowadzanie do systemu. Można sobie szybko uświadomić, iż bez sprawnego zarządzania procesem fakturowania dzięki BPM proces obiegu faktur może być dłuższy niż termin ich płatności!

Do innych procesów wspomaganych przez systemy BPM zalicza się zarządzanie wiedzą, zarządzanie systemem jakości, obieg dokumentów elektronicznych, zarządzanie kadrami, zakupami, produkcją i wiele innych.

Co to jest OCR?

Choć pierwotnie OCR nie zostało stworzone z myślą o niedowidzących, technologia Optical Character Recognition (OCR) stała się bardzo pomocna dla ludzi z upośledzeniami wzroku w ich pracy nad różnego typu dokumentami. OCR jest bowiem informatycznym systemem rozpoznawania tekstu i znaków z zeskanowanych obrazów dokumentów. Kompletny system OCR to nie samo oprogramowanie lecz również skanner, komponent do rozpoznawania znaków, software.

Proces działania systemu OCR rozpoczyna się od skanowania dokumentów. Podczas skanowania obraz poddawany jest analizie pod względem układu znaków, czcionki tekstu, grafiki. Ostatecznie dokument zapisywany jest w postaci elektronicznej. Ostatecznie stworzone pliki są gotowe do otwierania w standardowych aplikacjach do edycji i pisania tekstów.

OCR jako system stworzony w szczególności dla osób niedowidzących jest nieznacznie zmodyfikowany tak, aby wspomagał pracę tych osób.

OCR jako produkt zyskuje cały czas sporą popularność w firmach i całym obszarze biznesowym. Dzieje się tak z racji faktu, że OCR znajduje szczególnie zastosowanie dla zarządzania dokumentami, co ma bezpośrednie przełożenie na zarządzanie firmą.

Wieruszów to niewielkie miasto w województwie łódzkim. Mieści się tam całkiem duży szpital, który ma pięć oddziałów, izbę przyjęć, poradnie i liczne pracownie takie jak USK, EKG. Jest to duża placówka, a skuteczne zarządzanie takim podmiotem zawsze jest kosztowne i dość trudne. Aby nie wpędzić przez to szpitala w kłopoty władze powiatu powołali spółkę nazwaną Powiatowe Centrum Medyczne, której pierwszą decyzją, było zinformatyzowanie całego szpitala. W ten sposób szpital zyskał nowoczesny system zarządzania - oprogramowanie informatyczne wspierające zarządzanie szpitalem.

Do wdrożenia oprogramowania zostały wybrane dwie firmy: Medinet i Simple, które zaproponowały następujące systemy do zarządzania online: SIMPLE.ERP i MediCom.

SIMPLE.ERP to system zarządzania, któremu przypadła cała część administracyjna, czyli głównie obszar finansowo-księgowy. Natomiast system MediCom dostał za zadanie obsługę całego obszaru związanego z procedurami medycznymi. System ma obsługiwać przychodnie, oddziały, apteki, laboratoria, a także rozliczenia NFZ.

Mimo, że MediCom i SIMPLE.ERP to dwa różne systemy do zarządzania działają na tej samej platformie Microsoft przez co nie było problemów z integracją obywdwu systemów w jeden bardzo sprawnie i efektywnie działający organizm.

Jak powszechnie wiadomo systemy CRM odgrywają wielką rolę w funkcjonowaniu firm, których działalność wymaga stałego utrzymywania dobrych i bliskich kontaktów z klientami. Nowoczesne oprogramowanie CRM wymaga od firmy zmiany sposobu jej działania w wielu kwestiach. Tradycyjne programy obsługi klienta opierają się na tym co zrobić dla klienta, aby był on bardziej zadowolony. Obecny system CRM zmienia perspektywę współpracy i pogląd na obsługę klienta. Opiera się on bardziej na wzajemnej współpracy firmy z klientem, a nie tylko „suchym” realizowaniu planu obsługi klientów według z góry ustalonych kryteriów. Zatem nowoczesne oprogramowanie CRM jest zdecydowanie bardziej nastawione na współpracę i silne wzmocnienie relacji między firmą a klientem. Korzyści z takiego działania są oczywiste. Firma jest w stanie lepiej poznać potrzeby i oczekiwania konsumentów, a następnie reagować na nie np. wprowadzając na rynek nowe produkty i usługi, które aktualnie cieszyłyby się największą popularnością wśród klientów oraz większym popytem. Główny nacisk poprzez nowe podejście do zarządzania klientami (Customer Relationship Management) kładziony jest na to, co aktualnie potrzebują nasi klienci i jak jest wstanie zrealizować ten cel nasza firma. Podejście, które do tej pory zakładało produkcję towarów oraz świadczenie usług, na które mogła pozwolić sobie firma, a nie – które potrzebowali klienci – w obecnych czasach skazuje firmę z pewnością na niepowodzenie. Prawa rynku i duża konkurencja w większości branż sprawiają, że obecne systemy CRM w banku, w przemyśle i innych branżach znajdują coraz większą rzeszę użytkowników wśród firm.

Pierwsze powstałe kilkanaście lat temu oprogramowanie dla zarządzania biznesem było ukierunkowane na konkretną branżę. Dziedzina lub też obszar, w którym stosowano wspomaganie biznesu oprogramowaniem był łatwy do zidentyfikowania dla firm IT dostarczających oprogramowanie dla biznesu, z tego też względu firmy te nie musiały podejmować się jakiejś znacznej kategoryzacji swoich programów, bowiem służyły one głównie do wspomagania księgowości, zarządzania magazynami itp. Z czasem rozwój technologii informatycznych pozwolił na tworzenie znacznie bardziej zaawansowanych i złożonych programów. Zaczęło powstawać oprogramowanie dla firm, które mogło obsługiwać wszelkie procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie. Powstawanie programów kompleksowo obsługujących działania firmy miało ścisły związek z nowym sposobem postrzegania wizji przedsiębiorstwa, jako zbioru powiązanych ze sobą procesów biznesowych. W związku z tym została opracowana przez architektów systemów nowa strategia budowania oprogramowania, która przyjęła budowę modułową systemów ściśle ze sobą zintegrowanych.