Oprogramowanie dla firmy

Systemy ERP dedykowane dla przedsiębiorstw posiadających produkcyjny profil pozwalają przeprowadzić optymalizację procesów produkcyjnych. Takie usprawnienie działania pozwala zmniejszyć koszty związane z produkcją; pozwala również efektywnie wykorzystać wszystkie zasoby. Na dodatek wdrożenie systemu ERP stanowi skuteczne wsparcie przy działaniach takich jak na przykład ewidencjonowanie, rozliczanie i analiza wszystkich, także pośrednich, kosztów związanych z procesem produkcji. Dobry system ERP uwzględniający specyficzne wymagania firm posiadających produkcyjny profil powinien zawierać funkcjonalności takie jak na przykład harmonogramowanie uwzględniające dostępność surowców. Innym przykładem może tu być możliwość tworzenia kart.

Przeczytaj całość: „Systemy ERP – specyfika firm produkcyjnych”

System ERP może znacznie poprawić sposób funkcjonowania firmy. Sęk w tym, że aby to było możliwe trzeba wybrać oprogramowanie które będzie dobrze wpasowywać się w profil naszej firmy. Bardzo istotne jest to aby przed podjęciem ostatecznej decyzji zdobyć jak najwięcej informacji i odpowiednio zdefiniować kryteria wyboru. Najkrócej mówiąc musimy wiedzieć czego właściwie potrzebujemy; jaki system może poprawić działanie naszej firmy. Trzeba tutaj odpowiedzieć na pytanie czy chodzi tylko o zaspokojenie potrzeb doraźnych czy też potrzebujemy rozwiązania które będzie mogło służyć firmie przez następne 10 – 15 lat i w pełni skutecznie realizować wyznaczone cele.

Przeczytaj całość: „Wybór właściwego systemu ERP – opracowanie kryteriów”

Jaki jest lek dla firm w dobie kryzysu? Głosów pewnie będzie wiele, ale z badań przeprowadzonych wśród kadr zarządzających w sektorze MSP w Polsce wynika, iż systemy informatyczne klasy Business Intelligence wspomagające podejmowanie dobrych decyzji biznesowych są bardzo pomocne w uzyskaniu przewagi nad konkurencyjnymi firmami nawet w czasach znacznego spowolnienia gospodarczego. Badanie to zostało przeprowadzone w połowie bieżącego roku przez redakcję CIO Magazyn Dyrektorów przy współpracy z SAS Institute.  Przeczytaj całość: „Business Intelligence na kryzys”

Od kilku dni w internecie można oglądać nową witrynę internetową (portal korporacyjny) firmy Comarch – czołowego dostawcy systemów ERP dla firm w Polsce i na świecie. Całością wykonania frontendu oraz kryjącego się za witryna sporego systemu CMS do zarządzania treścią zajęła się agencja interaktywna SoInteractive.
Przeczytaj całość: „Agencja interaktywna SoInteractive dla Comarch”

Jedną z ważniejszych i bardziej przydatnych opcji w systemach DMS jest opcja inteligentnego skanowania i rozpoznawania tekstu. Systemy inteligentnego skanowania znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami w archiwum. Przed przystąpieniem do skanowania w systemie można zdefiniować np. formularze, które będą rozpoznawane przy skanowaniu. Opcja rozpoznawania tekstu skanowanego OCR umożliwia indeksowanie całej treści dokumentu jako zwykłego tekstu a nie jako obrazka. Dzięki temu rozwiązaniu podczas przeszukiwania zbioru archiwum możliwe jest przeszukiwanie również treści dokumentów oprócz etykiet przypisanych w procesie rejestracji.

Innym modułem serwowanym przez niektóre systemy do archiwizowania dokumentów to tzw. asystent skanowania, który umożliwia tworzenie profilów skanowania, kryteriów przypisywania skanów do odpowiednich wirtualnych segregatorów itp.

Inną opcją dostępna w wielu systemach DMS jest oznaczanie dokumentów (jeszcze w postaci papierowej) kodami kreskowymi. Jest to jeden ze wstępnych procesów rejestracji dokumentów, która przebiega przed procesem ich skanowania. W kodzie kreskowym, którym oznaczane są poszczególne dokumenty zawarte są wszystkie właściwości dokumentu. Archiwizowanie dokumentów z takim kodem przebiega szybciej, gdy po ich zeskanowaniu oprogramowanie Document Management System automatycznie odczytuje dane zawarte w kodzie kreskowym. Dane te służą jako etykieta dokumentu w wersji elektronicznej. Dodatkowo oznaczanie dokumentów kodem kreskowym ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez systemy ERP w firmie. ERP systemy również posiadają moduły do odczytu kodów kreskowych.

Nowością w systemach DMS do archiwizacja dokumentów jest zastosowanie aplikacji wykorzystujących sieci neuronowe. Są to nowoczesne techniczne rozwiązania, które mogą w przyszłości zrewolucjonizować działania tego typu systemów. Dzięki sieciom neuronowym system uczy się słów zawartych w dokumencie, fraz oraz całych zwrotów. Następnie jest w stanie „zrozumieć” jego treść i rozpoznać tematykę, a następnie zaklasyfikować dokument do odpowiedniej klasy.

Więcej na temat: Skanowanie Dokumentów.

Nowoczesne zarządzanie dokumentami z poziomu systemów DMS oferuje cały szereg skomplikowanych funkcjonalności, którze bardzo ułatwiają archiwizowanie dokumentów, ich etykietowanie, późniejsze przeszukiwanie oraz integrację z innymi systemami takimi jak np. ERP  system Wybór tak zaawansowanych systemów DMS powinien iść za potrzebami przedsiębiorstwa. Aby wybór systemu do zarządzania dokumentami był świadomy konieczne jest poznanie wszelkich możliwości systemu DMS, który potencjalnie chcemy wybrać dla naszej firmy.

Bardzo istotną kwestią, która powinna być brana pod uwagę podczas wybierania Document Management System dla firmy jest ilość dokumentów, którą jest w stanie obsłużyć system. Druga rzecz to ilość użytkowników, którzy będą mogli w tym samym czasie korzystać z archiwizowanych dokumentów bez przeciążania w żaden sposób systemu. Wzięcie pod uwagę tych dwóch kwestii pozwala już na wstępie przeprowadzić selekcję systemów DMS, dla których zarządzanie dokumentami na oczekiwanym przez nas poziomie będzie spełnione. Ma to duże znaczenie ponieważ systemy tego typu dostępne na rynku są projektowane dla różnej wielkości firm i przedsiębiorstw. Dla przykładu dla małych firm wystarczająca będzie możliwość jednoczesnej obsługi kilku lub kilkunastu uzytkowników. Natomiast duże przedsiębiorstwa handlowe będą potrzebowały możliwości jednoczesnego korzystania z archiwum przez np. kilkuset pracowników.

Kolejna kwestia to wybór DMS przyjaznego dla użytkowników. Najlepiej gdy zarządzanie dokumentami, archiwizowanie dokumentów i etykietowanie ich jest zorganizowane w prosty sposób. Główną rolę odgrywa tu odpowiednia struktura katalogowa. Obrazowo można to opisać następująco: archiwizowane dokumenty są wkładane do wirtualnych segregatorów, a te do szaf, które obrazują najogólniejszą jednostkę archiwum, jaką może być np. data center. Niektóre systemy DMS posiadają bardzo dobrze zobrazowaną strukturę, której przeglądanie wygląda jak poruszanie się po Explorerze w Windowsie.

Wdrożenie systemów ERP jest procesem skomplikowanym i długotrwałym – może trwać rok, a nawet dłużej. By system ERP został dobrze wdrożony do firmy jest potrzebna odpowiednia metodologia, a także doświadczeni i odpowiedzialni ludzie – konsultanci, którzy będą w stanie efektywnie kierować wdrażaniem.
Należy bowiem pamiętać, że do wdrażania systemów ERP angażowana jest zawsze sfera techniczna, programowa, ale również ludzka. Aby system ERP został wdrożony z dobrym wynikiem wszystko zależy od dobrego zgrania ze sobą wszystkich tych sfer, biorących udział we wdrożeniu.
Praktycznie w każdym przypadku wdrożenie systemów ERP, jak również innych rozwiązań np. CRM wiąże się nierozwerwalnie z reorganizacją dotychczasowych działań i procesów zachodzących w firmie. Najbardziej wrażliwa na te zmiany jest sfera ludzka, a zatem pracownicy firmy, którzy nierzadko są sceptycznie nastawieni do całkowitej reorganizacji działania firmy. Wiąże się to głównie z faktem, iż niemalże każde wdrożenie systemu ERP do firmy wymaga od jej pracowników nabycia całkiem nowych umiejętności.
Czasem nauczenie się nowej obsługi systemów zarządzających firmą – takich jak systemy klasy ERP – jest dla niektórych pracowników dużym wysiłkiem edukacyjnym. Pracownicy obawiają się, że mogą nie podołać zadaniu nauczenia się nowej obsługi i przez to mogą zostać zwolnieni. Czym to grozi? Z jednej strony frustracją pracowników, a z drugiej – sabotowaniem samego wdrożenia systemów ERP. Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że czynne uczestnictwo pracowników w projekcie decyduje o tym, że łatwiej im będzie przyswoić sobie sposoby działania oraz niezbędną wiedzą z zakresu obsługi systemu ERP.
Zatem jak łatwo wywnioskować bardzo ważną rolę pełnią przy wdrożeniach kierownicy i managerowie projektów oraz działający pod ich kierownictwem konsultancji firmy, która wdraża system ERP. Na ich barkach spoczywa zmiana negatywnych nastrojów pracowników przy pomocy odpowiednich technik zarządzania, tak by w żaden sposób nie szkodzili oni projektowi wdrożenia. Każdy sabotaż wiąże się z rosnącymi kosztami dla firmy, do której wdrażany jest system ERP.
Zmiany negatywnych nastrojów wśród pracowników można dokonywać na różne sposoby. Mogą to być szkolenia i PR wewnątrz firm, negocjacje lub motywacje finansowe – w końcu wymaga się od pracowników dodatkowyc umiejętności. Jednak końcowy wybór metod, jakimi powinni posłużyć sie managerowie zależy już od indywidualnych charakterów pracowników, bowiem nie wszystkie metody dobrze działają na każdego pracownika.
Nastawienie pracowników po wdrożeniu systemu ERP do firmy są jednym z wyznaczników tego, czy wdrożenie przebiegło tak jak powinno. Jeśli pracownicy są zadowoleni, że nabyli nowych umiejętności i czują się lepszymi pracownikami, to znaczy, że projekt wdrożenia przebiegł wzorowo.

PR: wait… I: wait… L: wait… LD: wait… I: wait… wait… Rank: wait… Traffic: wait… Price: wait… CY: wait… I: wait… YCat: wait… C: wait…

Na polskim rynku działa wielu dostawców oprogramowania dla firm, którzy oferują nowoczesne i zaawansowane technologicznie systemy ERP, zatem liczba systemów do wyboru jest dość duża. To utrudnia jednoznaczne wskazanie lepszych i gorszych rozwiązań biznesowych jeśli chodzi o system ERP. Łatwiej jest jednak wskazać te aspekty, na które musimy zwrócić obowiązkowo uwagę wybierając system ERP dla swojej firmy.

Jednym z zagadnień jest czas wdrażania systemu ERP. Oczywiście czas ten zależy od złożoności systemu i tego czy jest przeznaczony dla dużych czy dla mniejszych przedsiebiorstw. System ERP przeciętnie wdrażany jest od kilku miesięcy do roku i raczej nie powinien trwać dłużej. Wyjatkiem są bardzo duże przedsiębiorstwa – wtedy musimy pogodzić się z dłuższym czasem wdrażania. Niestety wpływa to na wzrost kosztów, gdyż każda godzina spędzona przez pracowników wdrażających system ERP jest cenna i kosztowna zarazem.

Drugim aspektem wartym rozpatrzenia jest technologia, w której został stworzony system ERP. Powinnyśmy brak pod uwagę możliwości rozwoju systemu od danego dostawcy, możliwości jego rozbudowy, dostępność pracowników, którzy mogliby się tym zająć i rozwijać dalej system w zakresie naszej firmy, a nie firmy zewnętrznej. Pozwala to w dużej mierze zaoszczędzić koszty utrzymania i rozwijania systemu ERP. Kolejna rzecz to ranga i doświadczenie dostawcy systemów ERP – czy jest to znany dostawca, z którego rozwiązań skorzystało już wiele firm i czy szczyci się dobrą opinią w branży oprogramowania dla firm. Oczywiście w przypadku gdy jakaś firma dopiero zaczyna działać na rynku i nie ma doświadczenia we wdrażaniu i sprzedaży systemów ERP nie świadczy to wcale o braku potencjału i wiedzy pracowników. Każda firma produkująca oprogramowanie dla biznesu musiała przecież od czegoś zacząć. Nie zmienia to jednak faktu, że lepiej jest współpracować z doświadczonym dostawcą oprogramowania, który zapewni nam potem wsparcie w obsłudze i serwisowaniu.