Nowoczesne zarządzanie dokumentami z poziomu systemów DMS oferuje cały szereg skomplikowanych funkcjonalności, którze bardzo ułatwiają archiwizowanie dokumentów, ich etykietowanie, późniejsze przeszukiwanie oraz integrację z innymi systemami takimi jak np. systemy klasy ERP. Wybór tak zaawansowanych systemów DMS powinien iść za potrzebami przedsiębiorstwa. Aby wybór systemu do zarządzania dokumentami był świadomy konieczne jest poznanie wszelkich możliwości systemu DMS, który potencjalnie chcemy wybrać dla naszej firmy.
Bardzo istotną kwestią, która powinna być brana pod uwagę podczas wybierania Document Management System dla firmy jest ilość dokumentów, którą jest w stanie obsłużyć system. Druga rzecz to ilość użytkowników, którzy będą mogli w tym samym czasie korzystać z archiwizowanych dokumentów bez przeciążania w żaden sposób systemu. Wzięcie pod uwagę tych dwóch kwestii pozwala już na wstępie przeprowadzić selekcję systemów DMS, dla których zarządzanie dokumentami na oczekiwanym przez nas poziomie będzie spełnione. Ma to duże znaczenie ponieważ systemy tego typu dostępne na rynku są projektowane dla różnej wielkości firm i przedsiębiorstw. Dla przykładu dla małych firm wystarczająca będzie możliwość jednoczesnej obsługi kilku lub kilkunastu uzytkowników. Natomiast duże przedsiębiorstwa handlowe będą potrzebowały możliwości jednoczesnego korzystania z archiwum przez np. kilkuset pracowników.
Kolejna kwestia to wybór DMS przyjaznego dla użytkowników. Najlepiej gdy zarządzanie dokumentami, archiwizowanie dokumentów i etykietowanie ich jest zorganizowane w prosty sposób. Główną rolę odgrywa tu odpowiednia struktura katalogowa. Obrazowo można to opisać następująco: archiwizowane dokumenty są wkładane do wirtualnych segregatorów, a te do szaf, które obrazują najogólniejszą jednostkę archiwum, jaką może być np. data center. Niektóre systemy DMS posiadają bardzo dobrze zobrazowaną strukturę, której przeglądanie wygląda jak poruszanie się po Explorerze w Windowsie.