Oprogramowanie dla firmy

System obiegu dokumentów w firmie staję się w obecnych czasach czymś niezbędnym. Aby zapewnić prostą i skuteczną wymianę danych w obrębie przedsiębiorstwa i poza nim prócz samego systemu EDI niezbędne jest równie ujednolicenie formatu dokumentów, w których będą one przesyłane i wymieniane w systemie.

Obecnie stosowane formaty przesyłanych i archiwizowanych danych charakteryzują się dużą różnorodnością przez co nie gwarantują, że każdy system EDI je odczyta. Aby zapewnić wymagany mechanizm formatowania, który zapewniłby wysoką jakość przesyłanych informacji konieczne jest opracowanie jednolitego formatu plików.

Takim formatem może wkrótce stać się format XBRL – jest to skrót od eXtensible Business Reporting Language. Format ten choć nowy – bazuje na sprawdzonym XML. Został opracowany w szczególności dla celów biznesowych do przesyłania różnorakich informacji finansowych (rachunkowych, statystycznych, podatkowych). Prace nad tym formatem zaczęły się już ponad 10 lat temu, a pomysł na niego pojawił się w głowie pewnego amerykańskiego księgowego.

Z braku lepszych alternatyw format XBRL rozpowszechnił się w sprawozdawczości gospodarczej. Jak narazie format spełnia wszelkie wymagania stawiane przez systemy EDI dla biznesu.

Na początku maja firmy ARC Rynek i Opinia opublikowały raport, z którego wynika, że ponad dwie-trzecie badanych Polaków, którzy posiadają internetowe konta do obsługi bankowości elektronicznej, chciałoby opłacać elektroniczne faktury – rachunki za gaz, prąd czy np. media. Tymczasem w dobie informatyzacji bankowości i rosnącej popularności bankowości internetowej znaczna większość klientów tychże banków wciąż musi opłacać rachunki w formie papierowych druków.

Jak wynika z tych badań Polacy chcieliby otrzymywać faktury elektroniczne przede wszystkim ze względu na wygodę ich przechowywania, pewność jeśli chodzi o termin ich otrzymywania. Ważny jest również fakt iż e-faktura w postaci elektronicznej przchowywana na serwerze jest dostępna z każdego miejsca i praktycznie w dowolnym momencie. Ułatwia to jej przeglądanie i nieograniczony dostęp dla właściciela – odbiorcy faktury.

Elektroniczne faktury kosztowe i rosnąca ich popularność wśród Polaków w zasadzie nie są niczym nadzwyczajnym jeśli wziąć pod uwagę rosnącą ilość usług, z których korzystamy, a co za tym idzie rosnącą ilość papierowych rachunków, które otrzymuje przeciętne polskie gospodarstwo domowe.

Niestety duża ilość dokumentów papierowych w gospodarstwie domowym nie sprzyja ani ich przechowywaniu, segregowaniu, przeglądaniu ani utrzymywaniu kontroli nad opłacaniem tychże faktur. Duże firmy, w który w przeciągu miesiąca przewijały się setki a nawet tysiące dokumentów, już dawno zrezygnowały przynajmniej w pewnej części z papierowych dokumentów na rzecz obsługi elektronicznej wymiany danych typu EDI system.

Oczywiście w gospodarstwach domowych nie ma najmniejszej potrzeby instalowania tego typu systemów. Jednak e-faktury wysyłane za prąd, gaz, media oraz wszelkie inne rachunki znacznie ułatwiłyby kontrolę nad płatnościami rachunków w terminie oraz archiwizowanie faktur w razie takiej potrzeby.