Oprogramowanie dla firmy

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wspomagany jest często przez urządzania wykorzystujące technikę OCR (Optical characer Recognition). Systemy takie umożliwiają przenoszenie tekstu drukowanego z papierowych dokumentów do sieci komputerowej. Dzięki urządzeniom OCR można zaoszczędzić bardzo wiele czasu, który bez nich pracownicy musieliby poświęcić na ręczne przepisywanie tekstów. Taka oszczędność może być całkiem spora, na jednym dokumencie wielkości A4 można zyskać nawet 30 minut.

Przeczytaj całość: “Wykorzystanie narzędzi OCR w pracy biurowej”

Całkiem niedawno dowiedziałem się o nowym zastosowaniu telefonów komórkowych. To, że coraz częściej służą bardziej do robienia zdjęć i słuchania muzyki niż do samego dzwonienia nie jest ani nowością, ani już nikogo nie powinno dziwić. Natomiast fakt połączenia telefonicznego aparatu oraz programu do odczytu znaków (OCR), daje nam nowe możliwości. Przeczytaj całość: “Komórki jako skanery z aplikacją OCR?”

Co to jest OCR?

Choć pierwotnie OCR nie zostało stworzone z myślą o niedowidzących, technologia Optical Character Recognition (OCR) stała się bardzo pomocna dla ludzi z upośledzeniami wzroku w ich pracy nad różnego typu dokumentami. OCR jest bowiem informatycznym systemem rozpoznawania tekstu i znaków z zeskanowanych obrazów dokumentów. Kompletny system OCR to nie samo oprogramowanie lecz również skanner, komponent do rozpoznawania znaków, software.

Proces działania systemu OCR rozpoczyna się od skanowania dokumentów. Podczas skanowania obraz poddawany jest analizie pod względem układu znaków, czcionki tekstu, grafiki. Ostatecznie dokument zapisywany jest w postaci elektronicznej. Ostatecznie stworzone pliki są gotowe do otwierania w standardowych aplikacjach do edycji i pisania tekstów.

OCR jako system stworzony w szczególności dla osób niedowidzących jest nieznacznie zmodyfikowany tak, aby wspomagał pracę tych osób.

OCR jako produkt zyskuje cały czas sporą popularność w firmach i całym obszarze biznesowym. Dzieje się tak z racji faktu, że OCR znajduje szczególnie zastosowanie dla zarządzania dokumentami.

Jedną z ważniejszych i bardziej przydatnych opcji w systemach DMS jest opcja inteligentnego skanowania i rozpoznawania tekstu. Systemy inteligentnego skanowania znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami w archiwum. Przed przystąpieniem do skanowania w systemie można zdefiniować np. formularze, które będą rozpoznawane przy skanowaniu. Opcja rozpoznawania tekstu skanowanego OCR umożliwia indeksowanie całej treści dokumentu jako zwykłego tekstu a nie jako obrazka. Dzięki temu rozwiązaniu podczas przeszukiwania zbioru archiwum możliwe jest przeszukiwanie również treści dokumentów oprócz etykiet przypisanych w procesie rejestracji.

Innym modułem serwowanym przez niektóre systemy do archiwizowania dokumentów to tzw. asystent skanowania, który umożliwia tworzenie profilów skanowania, kryteriów przypisywania skanów do odpowiednich wirtualnych segregatorów itp.

Inną opcją dostępna w wielu systemach DMS jest oznaczanie dokumentów (jeszcze w postaci papierowej) kodami kreskowymi. Jest to jeden ze wstępnych procesów rejestracji dokumentów, która przebiega przed procesem ich skanowania. W kodzie kreskowym, którym oznaczane są poszczególne dokumenty zawarte są wszystkie właściwości dokumentu. Archiwizowanie dokumentów z takim kodem przebiega szybciej, gdy po ich zeskanowaniu oprogramowanie Document Management System automatycznie odczytuje dane zawarte w kodzie kreskowym. Dane te służą jako etykieta dokumentu w wersji elektronicznej. Dodatkowo oznaczanie dokumentów kodem kreskowym ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez systemy ERP w firmie. Systemy ERP również posiadają moduły do odczytu kodów kreskowych.

Nowością w systemach DMS do archiwizacja dokumentów jest zastosowanie aplikacji wykorzystujących sieci neuronowe. Są to nowoczesne techniczne rozwiązania, które mogą w przyszłości zrewolucjonizować działania tego typu systemów. Dzięki sieciom neuronowym system uczy się słów zawartych w dokumencie, fraz oraz całych zwrotów. Następnie jest w stanie “zrozumieć” jego treść i rozpoznać tematykę, a następnie zaklasyfikować dokument do odpowiedniej klasy.

Więcej na temat: Skanowanie Dokumentów.