Oprogramowanie dla firmy

Od kilku dni w internecie można oglądać nową witrynę internetową (portal korporacyjny) firmy Comarch – czołowego dostawcy systemów ERP dla firm w Polsce i na świecie. Całością wykonania frontendu oraz kryjącego się za witryna sporego systemu CMS do zarządzania treścią zajęła się agencja interaktywna SoInteractive.
Przeczytaj całość: “Agencja interaktywna SoInteractive dla Comarch”

Jedną z ważniejszych i bardziej przydatnych opcji w systemach DMS jest opcja inteligentnego skanowania i rozpoznawania tekstu. Systemy inteligentnego skanowania znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami w archiwum. Przed przystąpieniem do skanowania w systemie można zdefiniować np. formularze, które będą rozpoznawane przy skanowaniu. Opcja rozpoznawania tekstu skanowanego OCR umożliwia indeksowanie całej treści dokumentu jako zwykłego tekstu a nie jako obrazka. Dzięki temu rozwiązaniu podczas przeszukiwania zbioru archiwum możliwe jest przeszukiwanie również treści dokumentów oprócz etykiet przypisanych w procesie rejestracji.

Innym modułem serwowanym przez niektóre systemy do archiwizowania dokumentów to tzw. asystent skanowania, który umożliwia tworzenie profilów skanowania, kryteriów przypisywania skanów do odpowiednich wirtualnych segregatorów itp.

Inną opcją dostępna w wielu systemach DMS jest oznaczanie dokumentów (jeszcze w postaci papierowej) kodami kreskowymi. Jest to jeden ze wstępnych procesów rejestracji dokumentów, która przebiega przed procesem ich skanowania. W kodzie kreskowym, którym oznaczane są poszczególne dokumenty zawarte są wszystkie właściwości dokumentu. Archiwizowanie dokumentów z takim kodem przebiega szybciej, gdy po ich zeskanowaniu oprogramowanie Document Management System automatycznie odczytuje dane zawarte w kodzie kreskowym. Dane te służą jako etykieta dokumentu w wersji elektronicznej. Dodatkowo oznaczanie dokumentów kodem kreskowym ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez systemy ERP w firmie. Systemy ERP również posiadają moduły do odczytu kodów kreskowych.

Nowością w systemach DMS do archiwizacja dokumentów jest zastosowanie aplikacji wykorzystujących sieci neuronowe. Są to nowoczesne techniczne rozwiązania, które mogą w przyszłości zrewolucjonizować działania tego typu systemów. Dzięki sieciom neuronowym system uczy się słów zawartych w dokumencie, fraz oraz całych zwrotów. Następnie jest w stanie “zrozumieć” jego treść i rozpoznać tematykę, a następnie zaklasyfikować dokument do odpowiedniej klasy.

Więcej na temat: Skanowanie Dokumentów.

Wdrożenie systemów ERP jest procesem skomplikowanym i długotrwałym – może trwać rok, a nawet dłużej. By system ERP został dobrze wdrożony do firmy jest potrzebna odpowiednia metodologia, a także doświadczeni i odpowiedzialni ludzie – konsultanci, którzy będą w stanie efektywnie kierować wdrażaniem.
Należy bowiem pamiętać, że do wdrażania systemów ERP angażowana jest zawsze sfera techniczna, programowa, ale również ludzka. Aby system ERP został wdrożony z dobrym wynikiem wszystko zależy od dobrego zgrania ze sobą wszystkich tych sfer, biorących udział we wdrożeniu.
Praktycznie w każdym przypadku wdrożenie systemów ERP, jak również innych rozwiązań np. CRM wiąże się nierozwerwalnie z reorganizacją dotychczasowych działań i procesów zachodzących w firmie. Najbardziej wrażliwa na te zmiany jest sfera ludzka, a zatem pracownicy firmy, którzy nierzadko są sceptycznie nastawieni do całkowitej reorganizacji działania firmy. Wiąże się to głównie z faktem, iż niemalże każde wdrożenie systemu ERP do firmy wymaga od jej pracowników nabycia całkiem nowych umiejętności.
Czasem nauczenie się nowej obsługi systemów zarządzających firmą – takich jak systemy klasy ERP – jest dla niektórych pracowników dużym wysiłkiem edukacyjnym. Pracownicy obawiają się, że mogą nie podołać zadaniu nauczenia się nowej obsługi i przez to mogą zostać zwolnieni. Czym to grozi? Z jednej strony frustracją pracowników, a z drugiej – sabotowaniem samego wdrożenia systemów ERP. Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że czynne uczestnictwo pracowników w projekcie decyduje o tym, że łatwiej im będzie przyswoić sobie sposoby działania oraz niezbędną wiedzą z zakresu obsługi systemu ERP.
Zatem jak łatwo wywnioskować bardzo ważną rolę pełnią przy wdrożeniach kierownicy i managerowie projektów oraz działający pod ich kierownictwem konsultancji firmy, która wdraża system ERP. Na ich barkach spoczywa zmiana negatywnych nastrojów pracowników przy pomocy odpowiednich technik zarządzania, tak by w żaden sposób nie szkodzili oni projektowi wdrożenia. Każdy sabotaż wiąże się z rosnącymi kosztami dla firmy, do której wdrażany jest system ERP.
Zmiany negatywnych nastrojów wśród pracowników można dokonywać na różne sposoby. Mogą to być szkolenia i PR wewnątrz firm, negocjacje lub motywacje finansowe – w końcu wymaga się od pracowników dodatkowyc umiejętności. Jednak końcowy wybór metod, jakimi powinni posłużyć sie managerowie zależy już od indywidualnych charakterów pracowników, bowiem nie wszystkie metody dobrze działają na każdego pracownika.
Nastawienie pracowników po wdrożeniu systemu ERP do firmy są jednym z wyznaczników tego, czy wdrożenie przebiegło tak jak powinno. Jeśli pracownicy są zadowoleni, że nabyli nowych umiejętności i czują się lepszymi pracownikami, to znaczy, że projekt wdrożenia przebiegł wzorowo.

PR: wait… I: wait… L: wait… LD: wait… I: wait… wait… Rank: wait… Traffic: wait… Price: wait… CY: wait… I: wait… YCat: wait… C: wait…

Opracowanie koncepcji na wdrożenie systemu ERP oraz szczegółowa analiza potrzeb firmy odnośnie tego systemu to podstawowe kwestie, od których powinno się zaczynać projekt, mający na celu wdrożenie systemu ERP do firmy. Warto od razy zdać sobie sprawę z tego, że bez tej wstępnej analizy i precyzyjnego określenia oczekiwań firmy, wdrożenie ERP do działania może stać się niemożliwe. Kto powinien zająć się zatem przygotowaniem takiej analizy potrzeb? Powinno to być pracownicy poszczególnych działów firmy – działów, które będą zinformatyzowane i włączone do systemu ERP. Wcale nie muszą to być informatycy znający się na technicznych rozwiązaniach. Na etapie wstępnym chodzi wyłącznie o to by określić, cele i działania, które powinny być obsługiwane przez system ERP i ułatwią tym samym funkcjonowanie tego działu w firmie. Na tych właśnie rzeczach najlepiej znają się sami pracownicy, którzy wykonują tą pracę na co dzień. To oni najlepiej będą wiedzieli czego potrzebują i co jest najpotrzebniejsze do efektywniejszego działania firmy. Bardzo dużą rolę przy pracy nad taką analizą odgrywa dobór ludzi do projektu oraz sam wybór kierownika projektu. To na nim spoczywać będzie usystematyzowanie i spisanie całej wiedzy potrzebnej do podjęcia decyzji przy wyborze systemu. Praca nad takim projektem jest niejako pracą dodatkową, bo zdarza się raczej jednorazowo, a jednocześnie wymaga dużych umiejętności i odpowiedzialności za przygotowanie analizy. Z tego względu prezes firmy powinien pomyśleć o jakimś dodatkowym wynagrodzeniu w postaci np. premii dla pracowników, którzy zostali przydzielenie do przeprowadzenia analizy na rzecz ERP. W ten sposób zachęcimy pracowników do bardziej wytężonej pracy, co z pewnością przełoży się na fakt, że oprogramowanie dla biznesu w postaci systemu ERP będzie lepiej wybrane i wdrożone.

PR: wait… I: wait… L: wait… LD: wait… I: wait… wait… CY: wait… I: wait… L: wait… YCat: wait… C: wait… SD: wait…

Umiejętne wdrożenie systemów ERP wymaga przemyślenia wielu aspektów związanych z dotychczasowym działaniem firmy, procesami zachodzącymi w jej obrębie oraz z celami jakie firma chce osianąć dzięki korzystaniu z systemu ERP. Na szczególną uwagę zasługuja następujące aspekty:

• wdrażany system ERP powinien stworzyć nową jakość prawdziwych funkcjonalności. Jednak często się zdarza, że mimo nowego systemu ERP nic on nie wnosi, a oferowane funkcjonalnosci to tylko pozory. Firmy wdrażające systemy ERP odwzorowują po prostu w nowym systemie stare (obecne) procesy. Co z tego wynika? Jeśli do tej pory firma źle planowała procesy biznesowe, to system ERP będzie dalej prowadził te same procesy tylko w zautomatyzowany sposób, co może doprowadzić akurat do pogorszenia, a nie polepszenia efektywności działania firmy.
• zwróćmy uwagę na to czy wybrany przez nas system ERP daje firmie możliwość rozwoju, poszczerzenia zakresu działalności, a nie tylko ustystematyzuje procesy i działania już zachodzące. Niestety zły wybór systemu może spowodować, że jego techniczne lub funkcjonalne ograniczenia będą powodowały zahamowanie dalszego rozwoju firmy. Wtedy niestety może sie to więzać z kolejną inwestycją w inne systemy, w momencie gdy wdrożony niedawno system jeszcze nie “zwrócił” poniesionych wcześniej kosztów, nie zarobił na siebie.
• trzeci aspekt dotyczy szkoleń w obsłudze systemu ERP. Dzięki dobrze przeprowadzonym szkoleniom przez dostawcę oprogramowania ERP pracowniy firmy, w której zostanie wdrożony będą traktować oprogramowanie ERP jako narzędzie, które ułatwi im pracę. Często bowiem zdarza się, że pracownicy firm nie są zbyt entuzjastycznie nastawieni do nowoczesnych rozwiązań jeśli do tej pory pracowali na dobrze znanych i sprawdzonych systemach. Trzeba ich zatem do nich przekonać, by przestali traktować nowoczesne oprogramowanie dla firm jako zbędną nowinkę techniczną.

Gdy po raz pierwszy wprowadzono ideę zintegrowanych systemów informatycznych dla firm, systemy ERP stały się bardzo atrakcyjne dla wielu dużych firm, gdyż oferują bardzo wiele potencjalnych zastosowań. Dla przykładu – ten sam system ERP może być wykorzystywany do prognozowania popytu na dowolny produkt sprzedawany przez firmę, zamawiania niezbędnych surowców do jego produkcji, ustalania harmonogramów produkcji, śledzenia zapasów materiałów, efektywnego przydzielania kwot na rozwój projektów, obsługi relacji z klientami, kontaktów z dealerami i wiele innych. Tak więc systemy ERP są niejako jądrem planowania wszelakich działań, procesów oraz zasobów firm i przedsiębiorstw. Niebagatelne znaczenie w systemach ERP odgrywa możliwość ich integracji z dowolnymi innymi programami będącymi już wcześniej w użyciu w firmie np. program do wystawiania faktur.

Mimo wymienionych wyżej korzyści jakie dają systemy ERP – wiele systemów posiada również wady, które czasem dyskwalifikują system do jego użycia w części firm będących na rynku. Na przykład wczesne systemy ERP były ogromne pod względem struktury, skomplikowane w użyciu i niestety również bardzo drogie, przez co niektóre firmy nie mogły sobie pozwolić na ich wdrożenie. Wdrożenie takie, prócz kwestii finansowych, często wymagało długiego czasu oczekiwania oraz grupy specjalistów, która oprócz zadania   zaimplementowania systemu ERP w firmie musiała następnie wyszkolić personel firmy do obsługi wielu nierzadko skomplikowanych modułów systemu. Ponadto, ponieważ system ERP jest wdrażany do firmy z myslą o wykorzystaniu w większości sektorów i działów firmy, wymagał od nich wielu zmian w procesach biznesowych. Niemałe znaczenie miało również przeszkolenie całej kadry nie tylko szeregowych pracowników, ale również kierowników oraz specjalistów od wsparcja technicznego, którzy musieli zostać dodatkowo zatrudnieni w firmie by czuwać na poprawnością działania systemów ERP. W rezultacie dla wielu firm przejście do systemu ERP byłoby wolnym, czasochłonnym i kosztownym procesem. Na dodatek po zakończeniu już procesu wdrażania wiele firm miało problemy z określeniem korzyści, które miał przynieść system ERP i z góry były nastawione sceptycznie do jego działania.

Na szczęscie czasy początku lat 90. mamy już dawno za sobą. Obecna technologia, szybkie łącza internetowe i wiele zaawansowanych technologicznie kanałów, przez które szybko płyną informacje umożliwiło przyspieszenie procesu wdrażania systemów ERP, a korzyści z jego użytkowania są zdecydowanie szybciej zauważalne przez firmę.