Oprogramowanie dla firmy

Całkiem niedawno dowiedziałem się o nowym zastosowaniu telefonów komórkowych. To, że coraz częściej służą bardziej do robienia zdjęć i słuchania muzyki niż do samego dzwonienia nie jest ani nowością, ani już nikogo nie powinno dziwić. Natomiast fakt połączenia telefonicznego aparatu oraz programu do odczytu znaków (OCR), daje nam nowe możliwości. Przeczytaj całość: „Komórki jako skanery z aplikacją OCR?”

System obiegu dokumentów w firmie staję się w obecnych czasach czymś niezbędnym. Aby zapewnić prostą i skuteczną wymianę danych w obrębie przedsiębiorstwa i poza nim prócz samego systemu EDI niezbędne jest równie ujednolicenie formatu dokumentów, w których będą one przesyłane i wymieniane w systemie.

Obecnie stosowane formaty przesyłanych i archiwizowanych danych charakteryzują się dużą różnorodnością przez co nie gwarantują, że każdy system EDI je odczyta. Aby zapewnić wymagany mechanizm formatowania, który zapewniłby wysoką jakość przesyłanych informacji konieczne jest opracowanie jednolitego formatu plików.

Takim formatem może wkrótce stać się format XBRL – jest to skrót od eXtensible Business Reporting Language. Format ten choć nowy – bazuje na sprawdzonym XML. Został opracowany w szczególności dla celów biznesowych do przesyłania różnorakich informacji finansowych (rachunkowych, statystycznych, podatkowych). Prace nad tym formatem zaczęły się już ponad 10 lat temu, a pomysł na niego pojawił się w głowie pewnego amerykańskiego księgowego.

Z braku lepszych alternatyw format XBRL rozpowszechnił się w sprawozdawczości gospodarczej. Jak narazie format spełnia wszelkie wymagania stawiane przez systemy EDI dla biznesu.

Na początku maja firmy ARC Rynek i Opinia opublikowały raport, z którego wynika, że ponad dwie-trzecie badanych Polaków, którzy posiadają internetowe konta do obsługi bankowości elektronicznej, chciałoby opłacać elektroniczne faktury – rachunki za gaz, prąd czy np. media. Tymczasem w dobie informatyzacji bankowości i rosnącej popularności bankowości internetowej znaczna większość klientów tychże banków wciąż musi opłacać rachunki w formie papierowych druków.

Jak wynika z tych badań Polacy chcieliby otrzymywać faktury elektroniczne przede wszystkim ze względu na wygodę ich przechowywania, pewność jeśli chodzi o termin ich otrzymywania. Ważny jest również fakt iż e-faktura w postaci elektronicznej przchowywana na serwerze jest dostępna z każdego miejsca i praktycznie w dowolnym momencie. Ułatwia to jej przeglądanie i nieograniczony dostęp dla właściciela – odbiorcy faktury.

Elektroniczne faktury kosztowe i rosnąca ich popularność wśród Polaków w zasadzie nie są niczym nadzwyczajnym jeśli wziąć pod uwagę rosnącą ilość usług, z których korzystamy, a co za tym idzie rosnącą ilość papierowych rachunków, które otrzymuje przeciętne polskie gospodarstwo domowe.

Niestety duża ilość dokumentów papierowych w gospodarstwie domowym nie sprzyja ani ich przechowywaniu, segregowaniu, przeglądaniu ani utrzymywaniu kontroli nad opłacaniem tychże faktur. Duże firmy, w który w przeciągu miesiąca przewijały się setki a nawet tysiące dokumentów, już dawno zrezygnowały przynajmniej w pewnej części z papierowych dokumentów na rzecz obsługi elektronicznej wymiany danych typu EDI .

Oczywiście w gospodarstwach domowych nie ma najmniejszej potrzeby instalowania tego typu systemów. Jednak e-faktury wysyłane za prąd, gaz, media oraz wszelkie inne rachunki znacznie ułatwiłyby kontrolę nad płatnościami rachunków w terminie oraz archiwizowanie faktur w razie takiej potrzeby.

Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna np. w instytucjach, a jej zadaniem jest ewidencjonowanie dokumentów oraz czasową ich archiwizację. Pojęcie archiwum zakładowego pojawiło się w latach sześćdziesiątych ubiegłego wieku i zastąpiło do tego czasu inny termin – mianowicie „składnica akt”. Jednak dopiero na początku lat 80. zostało oficjalnie wprowadzone rozróżnienie tych dwóch terminów. Archiwum dokumentów jako komórka lub część jednostki organizacyjnej podlega kontroli ze strony archiwów państwowych.

Każde archiwum zakładowe do funkcjonowania potrzebuje odpowiedniego oprogramowania, które zapewni efektywną rejestrację oraz archiwizację dokumentów. Programy przeznaczone dla archiwum zakładowego mogą być również z powodzeniem używane przez inne firmy lub instytucje, które prowadzą swoje archiwa. Mogą to być wszelkie urzędy miejskie, powiatowe, wojewódzkie, sądy, policja, szpitale, firmy ubezpiecznieowe i inne.

Zastosowanie nowych technologii w oprogramowaniu dla archiwów zakładowych zapewnia archiwizowanie danych (dokumenty kosztowe, w przypadku firm ubezpieczeniowych – dokumenty ubezpieczeniowe) w trosce o ich bezpieczeństwo i dobry bezpośredni dostęp.

Programy do archiwizowania danych w archiwum zakładowym posiadają wiele modułół usprawniających pracę. Do takich funkcji zaliczanym np. import danych z innych programów i systemów dotychczas używanych w instytucji czy też dostęp z dowolnego miejsca na ziemi przez internet. Te udogodnienia skracają do minimum czas potrzebny do uzyskania dostępu do archiwizowanych dokumentów.

Co to jest OCR?

Choć pierwotnie OCR nie zostało stworzone z myślą o niedowidzących, technologia Optical Character Recognition (OCR) stała się bardzo pomocna dla ludzi z upośledzeniami wzroku w ich pracy nad różnego typu dokumentami. OCR jest bowiem informatycznym systemem rozpoznawania tekstu i znaków z zeskanowanych obrazów dokumentów. Kompletny system OCR to nie samo oprogramowanie lecz również skanner, komponent do rozpoznawania znaków, software.

Proces działania systemu OCR rozpoczyna się od skanowania dokumentów. Podczas skanowania obraz poddawany jest analizie pod względem układu znaków, czcionki tekstu, grafiki. Ostatecznie dokument zapisywany jest w postaci elektronicznej. Ostatecznie stworzone pliki są gotowe do otwierania w standardowych aplikacjach do edycji i pisania tekstów.

OCR jako system stworzony w szczególności dla osób niedowidzących jest nieznacznie zmodyfikowany tak, aby wspomagał pracę tych osób.

OCR jako produkt zyskuje cały czas sporą popularność w firmach i całym obszarze biznesowym. Dzieje się tak z racji faktu, że OCR znajduje szczególnie zastosowanie dla zarządzania dokumentami, co ma bezpośrednie przełożenie na zarządzanie firmą.

Jedną z ważniejszych i bardziej przydatnych opcji w systemach DMS jest opcja inteligentnego skanowania i rozpoznawania tekstu. Systemy inteligentnego skanowania znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami w archiwum. Przed przystąpieniem do skanowania w systemie można zdefiniować np. formularze, które będą rozpoznawane przy skanowaniu. Opcja rozpoznawania tekstu skanowanego OCR umożliwia indeksowanie całej treści dokumentu jako zwykłego tekstu a nie jako obrazka. Dzięki temu rozwiązaniu podczas przeszukiwania zbioru archiwum możliwe jest przeszukiwanie również treści dokumentów oprócz etykiet przypisanych w procesie rejestracji.

Innym modułem serwowanym przez niektóre systemy do archiwizowania dokumentów to tzw. asystent skanowania, który umożliwia tworzenie profilów skanowania, kryteriów przypisywania skanów do odpowiednich wirtualnych segregatorów itp.

Inną opcją dostępna w wielu systemach DMS jest oznaczanie dokumentów (jeszcze w postaci papierowej) kodami kreskowymi. Jest to jeden ze wstępnych procesów rejestracji dokumentów, która przebiega przed procesem ich skanowania. W kodzie kreskowym, którym oznaczane są poszczególne dokumenty zawarte są wszystkie właściwości dokumentu. Archiwizowanie dokumentów z takim kodem przebiega szybciej, gdy po ich zeskanowaniu oprogramowanie Document Management System automatycznie odczytuje dane zawarte w kodzie kreskowym. Dane te służą jako etykieta dokumentu w wersji elektronicznej. Dodatkowo oznaczanie dokumentów kodem kreskowym ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez systemy ERP w firmie. ERP systemy również posiadają moduły do odczytu kodów kreskowych.

Nowością w systemach DMS do archiwizacja dokumentów jest zastosowanie aplikacji wykorzystujących sieci neuronowe. Są to nowoczesne techniczne rozwiązania, które mogą w przyszłości zrewolucjonizować działania tego typu systemów. Dzięki sieciom neuronowym system uczy się słów zawartych w dokumencie, fraz oraz całych zwrotów. Następnie jest w stanie „zrozumieć” jego treść i rozpoznać tematykę, a następnie zaklasyfikować dokument do odpowiedniej klasy.

Więcej na temat: Skanowanie Dokumentów.

Nowoczesne zarządzanie dokumentami z poziomu systemów DMS oferuje cały szereg skomplikowanych funkcjonalności, którze bardzo ułatwiają archiwizowanie dokumentów, ich etykietowanie, późniejsze przeszukiwanie oraz integrację z innymi systemami takimi jak np. ERP  system Wybór tak zaawansowanych systemów DMS powinien iść za potrzebami przedsiębiorstwa. Aby wybór systemu do zarządzania dokumentami był świadomy konieczne jest poznanie wszelkich możliwości systemu DMS, który potencjalnie chcemy wybrać dla naszej firmy.

Bardzo istotną kwestią, która powinna być brana pod uwagę podczas wybierania Document Management System dla firmy jest ilość dokumentów, którą jest w stanie obsłużyć system. Druga rzecz to ilość użytkowników, którzy będą mogli w tym samym czasie korzystać z archiwizowanych dokumentów bez przeciążania w żaden sposób systemu. Wzięcie pod uwagę tych dwóch kwestii pozwala już na wstępie przeprowadzić selekcję systemów DMS, dla których zarządzanie dokumentami na oczekiwanym przez nas poziomie będzie spełnione. Ma to duże znaczenie ponieważ systemy tego typu dostępne na rynku są projektowane dla różnej wielkości firm i przedsiębiorstw. Dla przykładu dla małych firm wystarczająca będzie możliwość jednoczesnej obsługi kilku lub kilkunastu uzytkowników. Natomiast duże przedsiębiorstwa handlowe będą potrzebowały możliwości jednoczesnego korzystania z archiwum przez np. kilkuset pracowników.

Kolejna kwestia to wybór DMS przyjaznego dla użytkowników. Najlepiej gdy zarządzanie dokumentami, archiwizowanie dokumentów i etykietowanie ich jest zorganizowane w prosty sposób. Główną rolę odgrywa tu odpowiednia struktura katalogowa. Obrazowo można to opisać następująco: archiwizowane dokumenty są wkładane do wirtualnych segregatorów, a te do szaf, które obrazują najogólniejszą jednostkę archiwum, jaką może być np. data center. Niektóre systemy DMS posiadają bardzo dobrze zobrazowaną strukturę, której przeglądanie wygląda jak poruszanie się po Explorerze w Windowsie.